Wat moet toezichthouder met EPD?

In deze column wil ik vanuit het perspectief van de Raad van Toezicht ICT- of innovatie-gerelateerde onderwerpen bespreken. Hierbij zal ik putten uit mijn bijna twintig jaar ervaring als toezichthouder bij veel zorgorganisaties. Mijn motto is dat naast ‘patient included’ ook ‘bestuurder included’ van essentieel belang is voor het welslagen van ICT en innovatie. Als er op dit niveau geen support – laat staan bezieling – is, gaat het niet vliegen.

De Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur zitten weer rond de vergadertafel. De agenda is al voor een groot deel afgewerkt als het project “Nieuw EPD’ binnen de algemene notitie ‘Bestuurlijke update van de RvB’ als klein onderdeeltje op popt. Ik vraag me echt af of we hier kunnen volstaan met het kennis nemen van vier regels voor dit lopende project? De vraag stellen is hem beantwoorden, dus ik zwengel de discussie aan.

In de hierop volgende discussie aan tafel komen voorbeelden van ontwrichtende implementaties van ondernemingsbrede ICT-implementaties aan bod. Voorheen vooral in het bedrijfsleven maar tegenwoordig ook in de gezondheidszorg. Eén collega memoreert de problemen die boven kwamen bij de implementatie van een nieuw EPD in haar ziekenhuis. Uiteindelijk heeft het vele maanden geduurd voordat de invoering positief werd beoordeeld. Zowel aan de polikliniek-kant als het beddenhuis was eerst sprake van een dramatische teruggang in productie die tot negatieve financiële resultaten leidde.

Nadat de problemen waren opgelost werden de voordelen werden gezien maar vooral ook geïncasseerd. Nu was bijna iedereen tevreden. Patiënten stonden centraal in de processen, er was een beter gestroomlijnd werkproces, een verbeterde medicatieveiligheid, beter inzicht in doorlooptijden tot op doktersniveau, patiënten die via het portal toegang hadden tot hun patiëntendossier, etc. Maar er bleek dus de nodige hoeveelheid water door de Rijn te moeten stromen voor we hier waren beland.

Onderwerp voor bespreking in RvT

Iedereen om tafel is het er over eens dat dit onderwerp van essentieel belang is en absoluut een onderwerp voor bespreking in de volledige Raad van Toezicht. De risico’s én de kansen kunnen enorm zijn en van essentieel belang voor de organisatie. Het is voor een ieder nu wel duidelijk dat dit een majeur project met een grote impact op de organisatie en de patiënt is. Met als bonus een substantieel afbreukrisico. De conclusie is dan ook dat dit uitgebreider geagendeerd moet worden.

Om een en ander goed voor te bereiden wordt besloten dat een delegatie van de Raad van Toezicht met de Raad van Bestuur en de projectleider een voorbereidende sessie zullen hebben om de onderwerpen te bepalen, evenals hoe dit het beste in de eerstkomende vergadering kan worden besproken.

Voorbereiding verdiepende bespreking

Ik wil als voorbereiding de volgende vragen/punten mee geven voor de verdiepende bespreking, ook in het algemeen een eerste opstap voor een adequate bespreking of presentatie in de RvT:

• Update/overview project: hoe is het project ingericht en waar staan we nu?
• Gehanteerde uitgangspunten/ aansluiting op strategie: hoe is terug te zien dat dit project de strategie ondersteunt?).
• Gebruikersparticipatie: waar en hoe is invloed van zowel patiënten als professionals zichtbaar?
• Impact op bedrijfsprocessen: hoe zie ik terug dat dit geen ICT maar een organisatie veranderingsproces is?
• Beslismomenten/milestones: wat zijn belangrijkste beslismomenten in project en waar komt de RvT aan bod?
• Financiële impact: wat zijn integrale investeringen, maar ook op de lange termijn, wat is de invloed op de TCO voor de komende jaren?
• Risicoparagraaf van het project: welke risico’s zijn er onderkend en hoe worden deze gemitigeerd?

ICT&health nr. 03/2018