Hoe krijg ik ICT en innovatie op de agenda van de Raad van Toezicht?

Recent was ik op uitnodiging van een CTO op bezoek in een prachtig ziekenhuis dat zich goed profileert met geavanceerde zorg. De centrale vraag in ons gesprek was zijn zoektocht naar hoe hij in vredesnaam ICT en innovatie op de agenda krijgt bij de Raad van Toezicht. Een vraag waarvan ik de afgelopen jaren vaker heb gemerkt dat die meer leeft bij CIO’s, CTO’s en innovatiedirecteuren in zorgorganisaties.

Gelukkig is de tijd voorbij dat men glazig gaat kijken bij zorghackatons, living labs, etc. Desalniettemin blijkt dit toch nog steeds een dingetje te zijn. En terecht mijn inziens! Immers, als je het bovenin de organisatie niet verankert, gaat die nooit echt vliegen. #bestuurderincluded

Hoe werkt Raad van Toezicht?

Eerst een stapje terug. Het is goed om te snappen wat een Raad van Toezicht doet en hoe dat werkt. De governancecode Zorg is zo opgezet dat hij stimuleert tot reflectie op en het gesprek over het functioneren van bestuurders en toezichthouders.

De drie hoofdtaken van een RvT betreffen een aantal formele onderwerpen waar zij toezicht op houdt en formeel toestemming dient te geven, het werkgeverschap van de Raad van Bestuur en als derde de klankbordfunctie voor diezelfde bestuurders. Een lid van de RvT is bij een grotere zorgorganisatie 15 à 25 keer per jaar in huis.

Naast de reguliere vergaderingen is er meestal het nodige werk in meerdere commissies. Ook heeft de RvT een of meermalen per jaar overleg met OR, cliëntenraad, medische staf, VAR, MT en overige stakeholderbijeenkomsten. Verder worden er vaak werkbezoeken afgelegd en zijn er themabijeenkomsten.

Kortom: beginnen met het voorstellen van het instellen van weer een nieuwe vaste commissie ICT&innovatie is meestal niet een goed startpunt. Dat is iets voor wat later, als de geesten rijp zijn.

Zoek je sponsor

Belangrijk is om eerst te waarborgen dat binnen de Raad van Bestuur iemand als wegbereider dit idee ondersteunt en het belang ervan inziet om het regelmatig terug te laten komen in de Raad van Toezicht. Begin met het laten agenderen van het onderwerp in een voorlichtende en brainstormende modus. De geesten rijp maken en waar nodig het besef laten ontstaan dat voor het toekomstig functioneren van de zorgorganisatie dit onderwerp essentieel is, op alle processen impact heeft en zelfs de continuïteit van de organisatie raakt. Een blik in de schier onbegrensde mogelijkheden in de toekomst maar ook de weerbarstige kant hiervan en de dilemma’s die hier uit voort kunnen vloeien. Kortom, stof tot nadenken en reflectie. Dan heb je de interesse meteen te pakken.

Hoe kun je het aanpakken?

Organiseer een werkbezoek voor de Raad van Toezicht rondom het onderwerp ICT/technologie/innovatie. Geef een reëel inkijk

in wat al goed loopt maar ook wat uitdagingen zijn. Toezichthouders vinden het altijd leuk en interessant om in de organisatie medewerkers te ontmoeten en te spreken. Het voedt hen en helpt bij het toezichthouden.

Ga eens buurten bij de bestuurssecretaris. Hij bereidt veelal de agenda en vergaderingen ook inhoudelijk voor. Kijk eens welke onderwerpen afgelopen jaar de revue zijn gepasseerd en probeer vast te stellen waar dit ICT en innovatie heeft kunnen raken dan wel zou moeten raken. Je zult versteld staan! Een strategiedocument zonder een technologie of innovatie paragraaf? Kan toch niet waar zijn? Een groot nieuwbouw of renovatietraject en geen aandacht voor de mogelijkheden van domotica etc? Arbeidsmarktproblematiek, welke zorgorganisatie gaat hier niet gebukt onder? Welke rol kan ICT hier in brede zin spelen?

Houdt rekening met conservatieve of vastgeroeste ‘old school’-beelden of overtuigingen van sommige toezichthouders zoals: “Social media? Aan die hype doe ik niet mee!” Ik laat dan wel eens de hilarische account van (zie QR-code) van de OK van het AMC zien en dan ontstaat vanzelf het inzicht dat de doelgroep op de arbeidsmarkt via social media hier briljant mee wordt benaderd.

Dan hebben we het dus ineens over onderscheidende arbeidsmarktcommunicatie. En wat dacht je van het gebruik van social media door andere belangrijke beslissende of beïnvloedende stakeholders. Dus een wenkend perspectief in plaats van afdoen als hype.

Waar koers je op aan?

Hoe goed zou het zijn om op termijn bij elk belangrijk onderwerp op de agenda als ’van nature’ een paragraaf opgenomen te hebben vanuit het perspectief van ICT, data en innovatie? Dan wordt het opeens een regulier en vanzelfsprekend aspect in de beeld- en besluitvorming van de Raad van Toezicht.

ICT&health nr. 06/2019